外贸跟单员要经常跟进工厂订单的生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交费，如可以则准备向货代订舱，同时安排验货人员验货。

装箱单是发票的补充单据，它列明了信用证(或合同)中买卖双方约定的有关包装事宜，便于国外买方在货物到达目的港时供海关检查和核对货物。

发货人委托货运公司(船公司或货代)托运货物时，需填写货物订舱委托书预订舱位。

排柜的目的是尽量降低海运费。

出口商品出厂前的检验，主要分为生产检验，验收检验和第三方检验。要确保出口商品的质量，外贸业务人员必须做好出厂前的检验。

在交货期前一周，要通知客户验货。如果客户要自己或指定验货人员来验货，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知生产部（或生产厂家）。

出口贸易甚至国内产品交易，都离不开各种检验报告。

货物生产完成并验货通过后，外贸跟单员就可以委托拖车公司提柜、装柜，并注意以下事项。

在货物装柜时，外贸跟单员要进行全程监督。

货物装船后，外贸跟单员应及时向国外买方发出“装运通知”，以便对方准备付款、赎单，办理进口报关和接货手续。